地場問屋の朝の受注・配送・請求を、1つの画面で完結させた開発事例
FAXと電話が殺到する朝6時から、転記・ルート組み・月末締めまで。食品卸・地場問屋向けにゼロから設計・開発した業務管理システム「トンヤナビ」の紹介事例です。
朝の受注処理
3時間→45分
転記ミス件数
月12件→月1件
配送走行距離
基準値→月15%削減
Story 01
地場問屋・山田商店の1日
- 1
05:30
番頭さんが出社、夜中に届いたFAX注文書の束(80〜150枚)を仕分け台に広げる
- 2
06:00
飲食店からの追加注文の電話が鳴り始める。手書きの注文メモを伝票に転記
- 3
07:30
配送担当が伝票を見ながら、長年の勘でトラック3台分のルートを地図に書き込む
- 4
08:30
トラック出発。事務所では昼まで、品切れ品の代替提案を得意先に電話で連絡
- 5
15:00
帰社したドライバーが手書きの納品控えを提出、事務員が在庫システムに手入力
- 6
19:00
社長が電卓で本日の売上を集計、月末は経理担当が請求書を1枚ずつExcelで作成して郵送
Story 02
帳場の小さなもどかしさ
FAXの字が読めない
得意先の板長さんの達筆すぎる注文書、番頭さんしか解読できない。番頭さんが休んだ日は朝から大混乱になりますよね
電話注文の聞き漏らし
忙しい朝、電話で『いつものを2ケース』と言われても、新人の事務員には『いつもの』が何なのか分からない。後で確認の電話を折り返して、お互い気まずい時間が流れます
得意先ごとに違う単価
同じ商品でも、A料理店は卸値、Bスーパーは特売値、C居酒屋は掛率85%。頭の中の単価表を毎朝引き出すのは、長年の番頭さんでもしんどいですよね
配送ルートは勘頼み
ベテラン配送員が辞めると、新人はどの順で回ればいいか分からない。ガソリン代もかさみ、午後の戻りも遅くなります
月末の請求書地獄
得意先80社分の請求書を1枚ずつExcelに打ち込んで印刷、封入、切手貼り。経理担当が3日間徹夜して、毎月体調を崩していました
Story 03
トンヤナビで帳場が変わりました
山田商店様向けに、朝のFAX束を1枚1枚スキャナに通すだけで、得意先・商品・数量を自動で読み取って一覧表示する画面を作りました。読み取れない手書き文字は赤く印が付き、番頭さんが画面で直接修正できるので、新人事務員さんでも朝の受注処理に入れるようになりました。電話注文も得意先名を入れるだけで『いつもの注文履歴』が出てくるので、聞き返しが減りました。得意先ごとの単価・掛率はマスタに登録済みで、伝票に転記する手間がそのまま消えました。配送ルートは住所をもとに最短順を提案し、ベテラン以外でも組めるようになりました。月末の請求書も、得意先を選んでボタン1回で全社分のPDFが出るので、経理担当の徹夜がなくなりました。受注処理 朝3時間→45分、転記ミス 月12件→1件、配送走行距離 月15%削減という結果につながりました。これは山田商店様向けに業務ヒアリングから設計したオーダーメイド開発事例で、同様の困りごとがある問屋様には貴社の業務に合わせてゼロから開発します
App Tour
画面でみる業務改善
Screen 01
FAX注文書の自動読み取り画面
スキャンしたFAX画像と読み取り結果を左右に並べて表示します。手書き文字で読み取りが不確かな箇所は赤印で知らせるため、番頭さんがその場で目視確認して修正できます。1枚ずつ手で転記していた作業が大幅に減り、朝の受注処理にかかる時間を3時間から45分程度まで縮めることができました。FAXが150枚届く繁忙日でも、画面上で順番に確認するだけで受注一覧が出来上がります。
Screen 02
得意先別の単価マスタ画面
得意先ごとに異なる卸値・掛率を一覧で管理できます。電話注文が入った際も、得意先を選ぶだけで伝票の単価が自動的に計算されるため、入社したばかりの事務員でも単価を間違える心配がありません。これまでは古参スタッフの頭の中にしかなかった取引条件を画面上に集約し、引き継ぎや欠勤時でも同じ精度で対応できる体制を整えました。
Screen 03
配送ルート自動組み画面
その日の納品先と各店舗の希望時刻をもとに、トラック3台分の配送ルートを最短順で自動提案します。これまで長年の勘と地図だよりで組んでいたルートを、毎朝数分で確認・確定できるようになりました。新人ドライバーでも提案ルートをそのまま使えるため、ベテランへの依存を減らしながら走行距離を月単位で15%程度削減できています。
Screen 04
月末の請求書一括発行画面
得意先80社分の請求書を、画面のボタンを1回押すだけでPDFとして一括生成できます。郵送・メール・FAXのどちらで送るかも得意先ごとにあらかじめ登録しておけば、送付先の振り分けも自動で行われます。これまで経理担当が月末に徹夜で1枚ずつExcelを開いて作っていた作業が、半日以内に終わるようになりました。
Screen 05
社長向け売上・粗利の帳簿画面
日次・月次の売上、得意先別の粗利、商品別の動きが1つの画面で確認できます。電卓を叩きながら伝票を集計しなくても、朝の仕入れが終わった後に画面を開けばその日の状況がすぐに分かります。「どの得意先が一番利益に貢献しているか」「今月の粗利は先月と比べてどうか」といった経営判断に必要な数字を、いつでも手元で確認できるようになりました。
Why custom development
kintone や Excel ではダメだったのか
kintone や Excel はいずれも優れたツールであり、単体の業務管理には十分に力を発揮します。ただし本事例では、FAXの自動読み取りから得意先別単価管理・配送ルート組み・月末請求書の一括発行までを1つの画面の流れとして完結させる必要があり、汎用ツールの組み合わせだけでは運用が複雑になることが分かりました。そこで業務全体を一度整理し、ゼロから設計・開発しています。
得意先ごとの単価マスタ管理や受注一覧化はkintoneのカスタマイズでも実現できます。しかし本事例ではFAX画像の自動読み取りと配送ルートの自動提案も同一の操作の流れに組み込む必要があり、複数のプラグインや外部連携を重ねると運用の複雑さが現場の負担になることが分かりました。
月末請求書の作成や売上集計はExcelマクロでも対応できます。ただし本事例では複数のスタッフが朝の繁忙時間帯に同時に受注入力を行う必要があり、ファイルの排他制御や更新のたびに生じる転記ミスが月12件のクレームにつながっていました。複数人が同時に使える環境をExcelで整えることが、現場の実態に合わないと判断しました。
食品卸向けの受発注サービスはいくつか存在しますが、本事例では得意先ごとに長年続いてきた個別の掛率・支払条件・送付手段が細かく異なっており、既存サービスのマスタ設計に合わせて業務を変えることが難しい状況でした。業務に合わせてシステムを作るという方針から、ゼロから設計することを選びました。
About this case
この開発事例について
本ページでご紹介している「トンヤナビ」は、合同会社カイゼンマニアが食品卸・地場問屋業を営む企業様向けにオーダーメイドで開発した業務管理システムの事例紹介です。既製パッケージとしての販売や、ダウンロード・ライセンス提供は行っておりません。同様の業務課題をお持ちの企業様には、貴社の業務内容や現場の流れをヒアリングしたうえで、ゼロから設計・開発する形でご対応しております。なお、機密保持およびプライバシー保護のため、本ページに登場する組織名・人名・地名・各種専門用語の一部は仮名に置き換えています。掲載しているアプリ画像も紹介用にサンプル化・加工を加えたものであり、実際の運用画面とは異なる場合があります。
FAQ
開発のご依頼に関するよくあるご質問
Q.このアプリは購入またはダウンロードできますか?
いいえ、購入・ダウンロードはできません。本ページは合同会社カイゼンマニアが過去にオーダーメイドで開発した事例の紹介です。同様の業務課題をお持ちの企業様には、貴社の業務内容に合わせてゼロから新規開発する形でご対応しております。まずは業務ヒアリングからお気軽にご相談ください。
Q.開発費用と保守費用の目安を教えてください
業務範囲や機能の数によって変動しますが、本事例と同規模の類似開発では初期開発50〜200万円、月額保守3〜10万円のレンジが多いです。機能を絞った小規模な構成であれば初期開発30〜80万円・月額保守2〜5万円程度になることもあります。初回ヒアリングで業務範囲を整理したうえで個別にお伝えしますので、まずはお気軽にご連絡ください。
Q.開発にはどれくらいの期間がかかりますか?
業務ヒアリングと要件整理に2〜4週間、開発・テストに2〜4か月程度が目安です。機能の数や現場確認の回数によって前後しますが、初回ヒアリングの後に大まかなスケジュールをご提示します。
Q.既存のシステムやツールと連携できますか?
はい、可能です。現場でお使いのExcelファイル・FAX機器・会計ソフトなど、既存の環境に合わせて設計します。どのツールをそのまま残し、どこを新しく作るかは業務ヒアリングの中で一緒に整理します。
Q.開発後の保守・改修はどのように対応していますか?
月額の保守契約と、必要な時だけ依頼できる個別改修依頼の両方に対応しています。現場の運用が変わったときや、機能を追加したいときも引き続きご相談いただけます。
Q.社員数が少ない小規模な問屋でも依頼できますか?
はい、社員5名程度の小規模事業者からもご相談をお受けしています。規模に合わせて機能の範囲を絞り、費用と運用の負担を抑えた設計をご提案します。まずは現状の業務の流れをお聞かせください。
貴社の業務にも、同じ改善を。
FAXと電話が重なる朝の受注処理、長年の勘に頼った配送ルート、月末の請求書作成。同じような課題をお持ちでしたら、貴社の業務に合わせてゼロから設計・開発する形でご対応します。まずは現場の流れをお聞かせください。
本ページは過去の開発事例を紹介するものです。同名の製品やパッケージとして販売されているわけではありません。同様の業務改善は、貴社の業務に合わせて新規開発で承ります。本ページに登場する組織名・固有名詞の一部は機密保持・プライバシー保護のため仮名に置き換えており、掲載しているアプリ画像も紹介用にサンプル化・加工を加えたものです。