保険代理店の契約・提案業務を、1つの画面に一元化した開発事例
複数保険会社のデータ転記・更新漏れ・提案書の手作りという三重苦を、業務に合わせてゼロから設計したシステムで解消しました。
提案書作成時間（月間）
約60時間→約10時間
更新漏れ件数
月数件発生→ゼロ近傍
商談進捗の共有
担当者の記憶頼り→全員がリアルタイム把握
Story 01
保険代理店営業担当の、ある1日
- 1
08:45
出社してまず各社ポータルをひとつひとつ開き、今日対応すべき更新案件がないか手帳と照らし合わせる。見落としがないか、毎朝不安になる時間帯。
- 2
09:30
先週電話した見込み客に再連絡。どんな話をしたか確認しようとするが、メモをどこに書いたか見つからない。結局、あいまいな記憶で電話をかけることになる。
- 3
11:00
更新時期が近い顧客向けの提案書を作成。契約内容をポータルで確認し、WordとExcelを行き来しながら1件ずつ手入力。3件で1時間半かかる。
- 4
14:00
外回りから戻った同僚に「山田さんの案件、今どうなってる?」と聞かれるが、担当者が外出中で誰も状況を把握していない。
- 5
16:30
月末に向けて更新対象リストを再集計。複数のExcelファイルを開き、コピー&ペーストで1本にまとめる作業が1時間以上続く。
- 6
18:00
終業間際に「今月更新のお客様に連絡しましたか?」と上長から確認が入る。抜けがないか再確認するが、ファイルが複数あってどれが最新か分からなくなっている。
Story 02
毎日のもどかしさ、覚えがありませんか
各社ポータルを開き直すだけで朝の30分が消える
A社、B社、C社…取り扱い会社が増えるほど、朝イチの確認作業が長くなります。「どこかで更新案件を見落としていないか」という不安は、何年経っても消えません。ポータルを開くたびにExcelに書き写す作業も、積み重なると相当な時間になります。
提案書を1件作るたびに、同じ情報を何度も手入力している
顧客名・契約番号・保険金額・満期日——どれもポータルに載っている情報なのに、提案書を作るたびに手で打ち直します。入力ミスが怖いので必ず見直すぶん、1件あたりの時間がどうしても膨らんでしまいます。
「いつ、誰が、何を話したか」が担当者の頭の中だけにある
連絡した日付もトークの内容も、手帳やメモに書いてあるはずなのに、担当者が席を外すと誰も状況を説明できません。引き継ぎのたびにゼロから顧客に確認しなければならず、相手に失礼な思いをさせてしまうこともあります。
見込み顧客の進捗が「感覚」でしか共有されない
「あの案件、今どの段階?」という質問に、数字や画面で答えられない。商談件数も成約率も、実感としては分かっていても、客観的な数字として取り出せないのが現状です。月次の振り返り会議で毎回もどかしい思いをしていませんか。
月末の集計作業に、本来の営業時間が奪われる
月が変わるたびに複数のExcelファイルを開いて集計し直す作業が発生します。このルーティンがある限り、月末は外回りよりもデスクワークが優先になってしまいます。
Story 03
導入後、こう変わりました
朝の確認作業が変わりました。画面を開くと、取り扱い全社の契約データがひとつの一覧に並んでいます。更新期限まで30日を切った案件には画面上にお知らせが表示されるため、各社ポータルを開き直す必要がありません。見落としへの不安から解放されただけで、朝の立ち上がりが大きく変わったと担当者からの声がありました。 提案書の作成も変わりました。顧客データをもとに定型文が自動で組み立てられるため、担当者が行うのは内容の最終確認と微調整だけです。以前は3件で1時間半かかっていた作業が、30分以内に収まるようになりました。 接触履歴の記録も変わりました。電話・訪問・メールのたびに内容と日付を画面に残せるので、誰が担当しても経緯をすぐ把握できます。引き継ぎのたびに顧客へ同じ確認をする必要がなくなり、対応の質が上がったという声もいただいています。 見込み顧客の進捗は、商談ステージ別の一覧で全員がリアルタイムに把握できます。「今どうなってる?」という口頭確認がほぼなくなり、会議の時間が短くなりました。月末の集計も画面上で完結するため、本来の営業活動に充てられる時間が増えています。
App Tour
画面でみる業務改善
Screen 01
契約一覧画面 — 複数保険会社のデータをひとつの画面に
これまで毎朝5社分のポータルを開き直してExcelに転記していた作業が、この画面を開くだけで完結します。取り扱い全社の契約データが一覧表示され、更新期限まで30日を切った案件には画面上に自動でお知らせが表示されます。見落としが起きやすい「期限が近い案件」を、担当者が意識せずとも把握できる状態になります。
Screen 02
顧客詳細画面 — 保有契約のサマリーと接触履歴
顧客ごとに保有しているすべての契約概要と、過去の接触履歴が1画面で確認できます。「いつ誰がどんな内容で連絡したか」が時系列で記録されているため、担当者が休んでいる日も、引き継ぎのタイミングでも、状況をすぐに把握して対応できます。記憶や手帳メモに頼った属人的な管理から脱却できます。
Screen 03
提案書自動生成画面 — 顧客データから定型文を組み立て
顧客情報と契約データをもとに、提案書の下書きが自動で組み立てられます。担当者は内容を確認して微調整するだけで仕上がります。Wordファイルを開いて1件ずつ手作りしていた作業と比べると、1件あたりにかかる時間が大幅に短縮されます。月間40〜60時間分の転記・作成作業を、本来の営業活動に充てられるようになります。
Screen 04
見込み顧客の商談進捗管理画面
見込み顧客の商談進捗がステージ別に一覧表示されます。「いつ誰がどこまで進めたか」をチーム全員がリアルタイムで把握できるため、担当者が休んだ日や引き継ぎが発生した場面でも対応が止まりません。メモや記憶に頼っていた進捗管理を、チーム全体で見える状態に変えます。
Screen 05
月次営業レポート画面 — 担当者別・保険種別の実績
月ごとの成約件数・保険料合計・更新対応率が担当者別に一覧表示されます。経営者や管理職がExcelを集計し直さなくても、この画面を開けば全体の動きを数字で把握できます。どの担当者の更新対応が遅れているか、どの保険種別の成約が伸びているかを定期的に確認する際にも活用できます。
Why custom development
kintone や Excel ではダメだったのか
kintone はカスタマイズ性の高い優れたツールです。Excelも使い慣れた担当者が多く、即座に導入できる利点があります。ただし本事例では、複数保険会社のデータ統合・提案書の自動生成・商談進捗の共有という3つの要件を1つの業務の流れとして完結させる必要があり、汎用ツールの組み合わせでは運用が複雑になることが分かりました。
契約データの一覧管理だけであればkintoneでも実現できます。しかし本事例では、複数保険会社ごとに異なるデータ構造の統合・更新期限の2段階お知らせ・提案書の自動生成までを1つの画面の流れで完結させたい要件があり、kintoneのカスタマイズ範囲を超えるか、複数アプリを組み合わせることで担当者の操作が複雑になる懸念がありました。
Excelマクロによる自動化は低コストで始められる反面、複数担当者が同時に編集する環境では更新の競合やファイル破損のリスクが残ります。また接触履歴の時系列管理や商談進捗のチーム共有には向かず、結果として「担当者ごとのExcel」が乱立して属人化が解消されない状況になることが分かりました。
保険代理店向けの既製システムにも優れた製品があります。ただし本事例の代理店では、取り扱う保険会社の組み合わせや社内の営業フローが独自であり、既製システムの画面や項目では現場の動きに合わない部分が多く、結局Excelを併用する二重管理になる見込みでした。業務に合わせてゼロから設計する方が長期的に運用しやすいと判断しました。
About this case
この開発事例について
本ページは、合同会社カイゼンマニアが保険代理店向けにオーダーメイドで開発したシステムの紹介事例です。既製パッケージとしての販売・ライセンス提供は行っておりません。同様の業務課題をお持ちの代理店・業種には、貴社の業務フローに合わせてゼロから設計・開発いたします。まず業務ヒアリングから始まりますので、現状の運用をそのままお聞かせください。なお、機密保持・プライバシー保護のため、本ページに登場する組織名・人名・地名・各種専門用語の一部は仮名に置き換えています。掲載しているアプリ画像も紹介用にサンプル化・加工を加えたものであり、実運用画面そのままではありません。
FAQ
開発のご依頼に関するよくあるご質問
Q.このシステムは購入・ダウンロードできますか？
いいえ。本ページは過去にオーダーメイドで開発した事例の紹介であり、同名のパッケージ製品としての販売・ダウンロード提供は行っておりません。同様の課題を解決したい場合は、貴社の業務に合わせて新規に設計・開発いたします。まずは業務ヒアリングからご相談ください。
Q.開発費用と保守費用の目安を教えてください。
業務範囲や機能の数によって変動しますが、本事例に近い規模では初期開発50〜150万円・月額保守3〜8万円のレンジが多いです。取り扱い保険会社の数・提案書の定型文の複雑さ・連携する既存ツールの有無によって上下します。初回ヒアリングで業務範囲を整理したうえで個別にお伝えします。
Q.開発完了までの期間はどれくらいかかりますか？
業務ヒアリングから本稼働まで、シンプルな構成で2〜3か月、機能が多い場合は4〜6か月程度が目安です。段階的にリリースして現場で確認しながら進める進め方も対応しています。
Q.稼働後の保守・改修はどうなりますか？
月額の保守契約による継続サポートと、必要なタイミングで行う個別改修依頼の両方に対応しています。業務の変化に合わせて画面や機能を追加・変更することも可能です。
Q.現在使っている各社ポータルやExcelとの連携はできますか？
各社ポータルのデータ形式・公開APIの有無によって対応範囲が変わりますが、CSVエクスポートができる形式であれば取り込みの仕組みを設計できます。ExcelやGoogle スプレッドシートとの連携実績もあります。現状の運用をヒアリングしたうえでご提案します。
Q.従業員が数名の小規模代理店でも依頼できますか？
はい。本事例も1店舗あたり2〜10名規模の代理店を想定した業務設計です。小規模だからこそ、1人ひとりの担当者の手間を減らす効果が直接業績に結びつきます。規模に合わせて必要な機能を絞り込んで開発することもできます。
Other cases
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同業界・近接業界で過去にオーダーメイド開発した事例です。
貴社の保険業務にも、同じ改善を。
複数社の契約データ転記・更新漏れ・提案書の手作りでお困りであれば、同様の仕組みを貴社の業務フローに合わせてゼロから設計・開発いたします。まずは現状の運用をお聞かせください。
本ページは過去の開発事例を紹介するものです。同名の製品やパッケージとして販売されているわけではありません。同様の業務改善は、貴社の業務に合わせて新規開発で承ります。本ページに登場する組織名・固有名詞の一部は機密保持・プライバシー保護のため仮名に置き換えており、掲載しているアプリ画像も紹介用にサンプル化・加工を加えたものです。