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合同会社改善マニア

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KAIZEN MANIA, LLC.

業務の隙間を、設計しなおす。
現場特化型のシステム開発と、
使い続けられる業務改善。

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開発事例 #001

自動車整備工場の車検漏れと部品発注の手間を、一画面で解消した開発事例

整備履歴と次回車検日を車両ごとに管理し、顧客へのお知らせから部品発注書の発行まで現場の流れに沿って完結。受付スタッフの電話催促業務を大幅に減らした、オーダーメイド開発の記録です。

業務に合わせて開発を相談する

車検取りこぼし件数(年間)

8件→0件

部品発注書の作成時間(1台あたり)

25分→1分

受付の電話催促時間(月間)

60時間→12時間

自動車整備工場向けセイビログのメイン画面

Story 01

ある自動車整備工場の1日

  1. 1

    08:00

    工場長が朝礼前に整備手帳を広げて本日の入庫車両を確認。手書きの作業伝票を3冊めくって、誰がどの車を担当するか割り振る

  2. 2

    08:30

    受付が前日の留守電を聞いて折り返しの電話。同時に車検期限が近そうな顧客のカルテを引っ張り出して催促リストを手書きで作る

  3. 3

    10:00

    リフトに上げた軽トラの整備中、交換部品が必要と判明。工場長がパソコンの前に座り、エクセルの発注書テンプレートをコピーして品番を打ち直す

  4. 4

    13:00

    受付が顧客に車検入庫の電話。3件中2件は留守、1件は『今度かけ直して』と言われ、付箋に書いてモニターの縁に貼る

  5. 5

    16:00

    整備が終わった車両を顧客に電話で連絡。出ない場合は携帯にもかけ直す。整備手帳には作業内容を手書きで転記

  6. 6

    18:30

    工場長が本日完了した車両の整備手帳を1冊ずつ確認し、次回車検日を別ノートに書き写してから帰宅

Story 02

現場の小さなもどかしさ

車検の連絡漏れが怖い

整備手帳と顧客台帳が別管理で、次回車検日を見落としがち。気づいた時には車検切れで顧客が他の工場に流れていた、ということが年に何件か起きていて、そのたびに工場長が頭を抱えるんですよね

部品発注書を毎回作り直している

同じ型式の車両でも、エクセルを開いて品番・数量・単価を手で打ち直し。打ち間違いが見つかると発注先に再送する手間も発生して、1台あたり25分かかるのが当たり前になっていませんか

受付の電話が全然つながらない

車検入庫の催促を1件ずつ電話していくのですが、日中は顧客もお仕事中で出てもらえない。受付が午後の半分を電話に取られ、来店客の対応が後回しになる、という光景は珍しくないはずです

整備手帳と頭の中で二重管理

工場長が長年の経験で『あの車、そろそろブレーキパッドだな』と覚えているのですが、本人が休んだ日は誰も把握できない。手書きの整備手帳をめくっても、どこに何が書いてあるか探すだけで一苦労です

顧客への連絡が属人的

完了連絡も見積承認も電話頼り。聞いた話を伝票の裏にメモするので、後から『言った言わない』のやり取りになることもあって、受付さんが板挟みになるのが心苦しいんですよね

Story 03

セイビログでこう変わります

車両ごとに整備履歴・走行距離・次回車検日が1画面にまとまるので、朝礼前に手帳を3冊めくらなくても、本日の入庫と車検期限間近の車両がすぐに見渡せます。車検期限は90日前から自動でお知らせに上がるので、受付が手書きで催促リストを作る必要はなくなり、顧客には登録済みのLINEから定型文で入庫案内が届くようになります。電話で『出てもらえない』ともどかしさを感じることが減り、午後の時間が来店客の対応に戻ります。部品発注も、車両を選んで必要な部品にチェックを入れるだけで、品番・数量・単価入りのPDF発注書が1分で発行できます。エクセルを開いて打ち直す作業から解放され、工場長は整備の段取りに集中できる時間が増えます。整備手帳と頭の中で二重管理していた情報が、一つの画面に集約される。それだけで、現場の空気が少し軽くなった、という声を実際にいただいた事例です

App Tour

画面でみる業務改善

Screen 01

車両台帳一覧

顧客ごとに保有する全車両を、車台番号・型式・現在の走行距離・次回車検日とともに一覧で確認できる画面です。これまで手書きの整備手帳や工場長の記憶に頼っていた情報を一か所に集約しているため、「あの車の車検はいつだったか」と書類を探し回る手間がなくなります。次回車検が近い車両は上部に集まるよう並べ替えができるので、対応の優先順位をすぐに把握できます。

車両台帳一覧 (顧客ごとの保有車両を車台番号・走行距離・次回車検日とともに一覧管理する画面)

Screen 02

整備履歴タイムライン

1台の車両に行ったすべての整備作業を、日付順に並べて確認できる詳細画面です。作業内容・交換した部品・担当メカニックの情報がひとつながりで残るため、前回いつオイル交換をしたか、どの部品を何年前に交換したかが一目でわかります。顧客から「以前直してもらったところが気になる」と連絡が入ったときも、この画面を開けばその場で経緯を説明でき、電話口での確認作業が格段に短くなりました。

整備履歴タイムライン (1台の車両に対する過去の整備履歴を時系列で確認できる詳細画面)

Screen 03

部品発注書PDF自動発行

車両を選んで必要な部品にチェックを入れると、品番・数量・単価が入った発注書PDFが1分以内に発行できる画面です。以前はエクセルのシートを毎回手作りして品番を調べ直し、1台あたり25分ほどかかっていた作業です。この画面では車両情報と部品マスターが連動しているため、入力ミスや型番の取り違えも起きにくくなっています。発行したPDFはそのまま印刷して仕入れ先に渡せるので、発注のたびに書式を整える手間が不要です。

部品発注書PDF自動発行 (車両を選び必要部品にチェックを入れるだけで、品番・数量・単価入りの発注書PDFが1分で発行できる画面)

Screen 04

顧客LINEへの連絡送信完了画面

車検の案内・整備見積の提示・作業完了の連絡を、顧客のLINEに定型文で送信した直後の確認画面です。受付スタッフがこれまで1件ずつ電話をかけて催促していた作業が、この画面からの操作に置き換わりました。送信する文章は業務の流れに合わせてあらかじめ整えてあるため、担当者が変わっても同じ内容で連絡できます。顧客側もLINEで受け取れるため、電話に出られない時間帯の取りこぼしがなくなりました。

顧客LINEへの連絡送信完了画面 (車検案内・整備見積・完了連絡を顧客LINEに自動送信した直後の確認画面)

Screen 05

工場長向け月次改善レポート

車検取りこぼしの件数・部品発注にかかった時間・受付の電話対応時間の変化を月ごとに並べて確認できる、工場長向けの全体画面です。改善がどこまで進んでいるかを数値で把握できるため、現場への声がけや次の課題の洗い出しに役立てられました。「感覚では楽になった気がする」で終わらず、具体的な数字として記録に残すことで、スタッフとの共有や今後の業務整理にも使える資料になっています。

工場長向け月次改善レポート (車検取りこぼし・部品発注時間・受付電話時間の改善幅を月次で可視化する経営者ビュー)

About this case

この開発事例について

このページでご紹介しているのは、合同会社カイゼンマニアが自動車整備工場向けにオーダーメイドで開発した「セイビログ」の事例です。同名の既製パッケージとして販売・提供しているものではありません。同様の業務上の困りごとをお持ちの場合は、貴社の業務内容・現場の規模・既存のツールとの兼ね合いをヒアリングしたうえで、ゼロから設計・開発いたします。まず業務の流れをお聞かせいただくところから始めますので、お気軽にご相談ください。なお、本ページに登場する組織名・人名・地名・各種専門用語の一部は、機密保持・プライバシー保護のため仮名に置き換えています。掲載しているアプリ画像も、紹介用にサンプル化・加工を加えたものです。

FAQ

開発のご依頼に関するよくあるご質問

Q.このアプリは購入またはダウンロードできますか?+

いいえ。このページはあくまで過去のオーダーメイド開発事例の紹介です。「セイビログ」という名称の既製品は存在せず、販売もしておりません。同様の課題をお持ちの整備工場様には、貴社の業務に合わせて新規開発で承ります。まずは業務の現状をヒアリングさせてください。

Q.開発期間と費用の目安を教えてください。+

業務の範囲や機能の数によって大きく異なります。初回相談・業務ヒアリング・提案と概算見積の提示・開発・納品という流れで進めており、小規模な業務改善であれば3か月前後、複数の業務をまとめて整理する場合は6か月程度を目安にしています。費用は業務ヒアリング後に個別にお伝えします。

Q.業務ヒアリングはどのように進みますか?+

オンラインまたは現地への訪問で、日々の業務の流れをお聞きします。「何に時間がかかっているか」「どこでミスが起きやすいか」を一緒に整理し、開発の優先順位を明確にしてから設計に進みます。現場で実際に使われている書類やツールを見せていただけると、より具体的なご提案ができます。

Q.既存のシステムやツールと連携できますか?+

LINE・Excel・freee・kintone など、現場で使われている既存ツールに合わせて設計することが可能です。すでに運用しているデータや帳票の形式を活かしながら、新しい仕組みに無理なくつなげるよう検討します。ヒアリング時に現在のツールの状況をお聞かせください。

Q.開発後の保守・改修は対応していただけますか?+

月額の保守契約、または必要なときに個別で改修依頼をいただく形の両方に対応しています。業務が変化したときや、現場から「ここを変えたい」という声が出たときも、継続してご相談いただけます。

Q.情報の管理や守秘義務はどのように対応していますか?+

業務内容をお聞きする前に秘密保持契約(NDA)を締結します。開発したソースコードはお客様に帰属し、カイゼンマニアが第三者に流用することはありません。安心して業務の実態をお話しいただける体制を整えています。

貴社の整備工場にも、同じ改善を。

車検の連絡漏れ、手作業の発注書、受付の電話催促。同じ困りごとをお持ちであれば、貴社の業務の流れに合わせてゼロから設計・開発いたします。まずは現場の状況をお聞かせください。

業務に合わせて開発を相談する

本ページは過去の開発事例を紹介するものです。同名の製品やパッケージとして販売されているわけではありません。同様の業務改善は、貴社の業務に合わせて新規開発で承ります。本ページに登場する組織名・固有名詞の一部は機密保持・プライバシー保護のため仮名に置き換えており、掲載しているアプリ画像も紹介用にサンプル化・加工を加えたものです。