司法書士・行政書士事務所の書類転記と案件進捗を、一画面で完結させた開発事例
顧客情報の登録だけで申請書類への自動入力が完了し、転記ミスによる差し戻しがなくなりました。案件の今をリアルタイムで把握できるため、担当者への確認電話も大幅に減っています。
月間書類作成・転記作業時間
月60時間→月20時間
転記ミスによる申請差し戻し
頻発→ゼロ
週間進捗確認電話件数
週30件→週5件以下
Story 01
司法書士・行政書士事務所の事務担当者、ある1日
- 1
08:45
出勤後すぐに手書きの進捗表を開き、本日期限の案件を手作業で拾い上げる。台帳に記載漏れがあると気づき、昨日の担当者メモをさかのぼる
- 2
09:30
新規受任の相続登記案件について、WordテンプレートをコピーしてExcelの顧客台帳と見比べながら氏名・住所・持分割合を一字一字手入力する。入力中に電話が入り、途中で作業が中断される
- 3
11:00
顧客から「先日送っていただいた書類の最新版はどれですか」と問い合わせの電話。メールの送受信履歴をさかのぼるが、担当者が複数いるため把握に時間がかかる
- 4
13:30
午後の申請分の書類を印刷・製本。押印欄のある書類と添付書類の組み合わせを目視確認しながらセットするが、差し替え前の旧版が紛れていないか不安になる
- 5
15:00
担当の司法書士から「○○様の案件どこまで進んでる?」と口頭確認が入る。台帳を開いて調べ直し、口頭で返答する。この確認が1日に何度もある
- 6
17:30
退勤前に翌日対応が必要な案件を台帳で洗い出し、付箋でデスクに貼っておく。貼り忘れると翌朝に発覚することもある
Story 02
現場の小さなもどかしさ
転記のたびにミスの不安がつきまとう
申請書類に顧客の氏名・住所・生年月日を入力するとき、必ずExcelの台帳と見比べながら手作業で打ち込みます。ほんの一文字の違いが申請差し戻しにつながるとわかっているので、作業中ずっと緊張が続きます。それでもどこかで入力ミスが起きてしまい、法務局から補正を求められた時の消耗感は、経験した人にしかわかりません。
案件の今がどこにあるか、すぐわからない
担当者が複数いる事務所では、自分が関与していない案件がどこまで進んでいるかをリアルタイムに把握することが難しいです。台帳の更新が数日遅れていることも珍しくなく、「もう申請したっけ?」「まだ書類もらってないっけ?」という確認の会話が一日に何度も発生します。
書類のバージョン管理が追い付かない
顧客に書類を送付した後で内容を修正することはよくあります。修正版をメールで再送しても、顧客が古い版を印刷・押印して持参されるケースがあり、その都度やり直しになります。「最新版はどれですか」という問い合わせ電話への対応だけで、1日の中でかなりの時間を取られています。
期限が近い案件を見落とすリスクが消えない
登記申請には法的な期限があります。台帳やカレンダーで管理していても、担当者の休暇や急な対応が重なると確認が後回しになることがあります。付箋やメモで補っていますが、それ自体を貼り忘れるという本末転倒なことも起きています。
Story 03
この業務管理アプリで、こう変わりました
導入前は、申請書類を1件作るたびにExcel台帳を開いて顧客情報を手作業で転記していました。氏名の旧字体、住所の丁目・番・号の書き方ひとつでも法務局から補正を求められるため、書類を完成させるたびに二重・三重の目視確認が必要でした。それでも月に数件は補正が発生し、その都度担当者と事務スタッフの両方が時間を取られていました。 このアプリでは、顧客情報を一度登録すれば、相続登記・住所変更登記・会社設立など種別ごとに用意した書類のひな型に、氏名・住所・生年月日などが自動で流し込まれます。転記という作業そのものがなくなるため、補正の原因をひとつ根本から取り除くことができました。 案件の進み具合は、画面を開けば担当者・書類種別・ステータスで整理された一覧がすぐ目に入ります。「あの案件どこまで進んでる?」という確認の声かけが減り、それぞれが自分のペースで業務に集中できるようになりました。 書類の共有は、顧客ごとに発行した専用リンクを通じて行います。顧客がリンクを開くと、常に最新版だけが表示される仕組みになっているので、古い版を印刷・押印されてしまうトラブルがなくなりました。いつ誰にどの書類を共有したかの履歴も画面から確認できるため、問い合わせ対応も格段に速くなっています。 これらはすべて、この事務所の業務の流れを丁寧にヒアリングしながら、ゼロから設計・開発した機能です。他の事務所がそのまま使えるパッケージではありませんが、同様の困りごとをお持ちの事務所があれば、貴所の業務に合わせて新たにお作りすることができます。
App Tour
画面でみる業務改善
Screen 01
案件一覧画面
受付から完了まで、すべての案件のステータスをひとつの画面で確認できます。担当者・書類種別・期限での絞り込みにも対応しており、「あの案件は今どの段階?」と口頭で確認する手間がなくなります。期限が迫っている案件や、まだ着手できていない案件にはお知らせが表示されるため、対応漏れを事前に防げます。事務所全体の業務量を朝のうちに把握し、その日の優先順位を決める起点となる画面です。
Screen 02
書類自動入力画面
顧客情報を一度登録しておくと、相続登記・会社設立・在留資格申請など各種申請書類のひな型に、氏名・住所・生年月日・押印欄の情報が自動で流し込まれます。これまでWordファイルをコピーして毎回手入力していた作業がほぼ不要になり、転記ミスによる申請差し戻しのリスクをまとめて解消できます。作業時間の短縮はもちろん、補助者の方が書類作成に集中しやすくなったとの声もいただいています。
Screen 03
定型文（ひな型）管理画面
書類の種別ごとにひな型を登録・編集・バージョン管理できます。法改正や書式変更があった際もこの画面から一括で更新できるため、古い書式を誤って使い続けるリスクがなくなります。変更履歴も記録されるので、「いつ・どの書式に差し替えたか」を後から確認できます。複数の担当者が書類を作成する事務所でも、常に最新のひな型を共有して使える環境が整います。
Screen 04
顧客向け書類共有画面
顧客ごとに専用の共有リンクを発行でき、顧客はそのリンクにアクセスするだけで常に最新版の書類を確認・保存できます。メール添付やFAXで差し替え版を誤送付してしまうリスクがなくなり、「どのファイルが最新ですか」という問い合わせの電話も減りました。ダウンロードの可否を書類ごとに設定できるため、確認用と最終交付用で使い分けることも可能です。
Screen 05
案件進捗・業務実績レポート画面
月別の案件件数・書類作成件数・転記ミス発生件数の推移を一目で確認できます。業務改善の成果を数値で振り返ることができるため、所長や管理担当者が事務所全体の稼働状況を把握するのに役立ちます。繁忙期の傾向や対応が集中している書類種別なども見えてくるため、スタッフ配置の見直しや業務フローの改善を検討するきっかけにも活用いただいています。
Why custom development
freee や Excel ではダメだったのか
freee・弥生・Excelはいずれも優れたツールです。士業事務所の会計管理や簡易的な顧客台帳であれば十分に活用できます。ただし本事例では、書類の自動入力・ひな型のバージョン管理・顧客向け共有リンクの発行・案件ステータスのリアルタイム把握を一体で運用したいという要件があり、汎用ツールだけでは対応が難しい部分が生じました。
会計・税務管理には強みがありますが、申請書類のひな型管理や顧客ごとの書類共有リンク発行、案件ステータスの段階管理といった業務フローには対応していません。会計データとの連携は検討できますが、書類作成・進捗管理の中核部分は別途作り込む必要があり、それ自体がゼロから開発する対象になりました。
実際に導入前はExcel台帳とWordテンプレートの組み合わせで運用されていました。件数が増えるにつれて更新漏れや転記ミスが常態化し、複数担当者が同じファイルを操作することでバージョン管理が破綻していました。マクロで部分的な自動化を試みた経緯もありましたが、書類種別の増加とともに保守が困難になり、根本的な再設計が必要と判断されました。
案件管理の基本的な部分はkintoneでも構築できます。しかし本事例では、顧客情報から各種申請書類のひな型への自動流し込み・書式のバージョン管理・顧客専用共有リンクの発行という三つの要件を一体で動かす必要があり、kintoneのカスタマイズ範囲を超えるか、複数のアプリを組み合わせることで運用がかえって複雑になることが分かりました。業務全体を整理したうえでゼロから設計しています。
About this case
この開発事例について
本ページは、合同会社カイゼンマニアが司法書士・行政書士事務所向けにオーダーメイドで開発したシステムの紹介事例です。既製パッケージとしての販売・ライセンス提供は行っておらず、同名のサービスをご購入・ダウンロードいただくことはできません。同様の業務課題をお持ちの事務所には、貴社の業務フローや書類の種類・件数に合わせてゼロから設計・開発いたします。まずは業務ヒアリングから始め、現場の流れを一緒に整理したうえでご提案します。なお、本ページに登場する組織名・人名・地名・各種専門用語の一部は、機密保持・プライバシー保護のため仮名に置き換えています。掲載しているアプリ画像も紹介用にサンプル化・加工を加えたものであり、実際の運用画面そのままではありません。
FAQ
開発のご依頼に関するよくあるご質問
Q.このアプリは購入・ダウンロードできますか?
いいえ、これは過去にオーダーメイドで開発した事例の紹介ページです。同名のパッケージとして販売・提供はしておりません。同様の業務改善を希望される場合は、貴事務所の業務フローや書類の種類に合わせて新規開発で承ります。まずは業務ヒアリングからお気軽にご相談ください。
Q.開発費用と保守費用の目安を教えてください
業務範囲や対応する書類種別・機能の数によって変動しますが、過去の類似規模事例では初期開発50〜150万円、月額保守3〜8万円のレンジが多いです。事務所の規模や案件件数が小さく機能を絞った場合は、初期開発30〜80万円・月額保守2〜5万円に収まることもあります。初回ヒアリングで業務範囲を整理したうえで個別にお伝えしますので、まずはお声がけください。
Q.開発にかかる期間はどれくらいですか?
業務ヒアリングから本稼働まで、おおよそ2〜4か月が目安です。対応する書類種別の数や既存データの移行が必要かどうかによって前後します。初回ヒアリング後にスケジュールの目安をお伝えします。
Q.既存の会計ソフトや顧客管理ツールと連携できますか?
freee・弥生・Excelなど現場で使われているツールに合わせて設計することが可能です。完全連携が難しい場合でも、データの取り込み・書き出しの仕組みを用意するなど、現場の運用に合わせて検討します。ヒアリング時に現在のツール構成をお聞かせください。
Q.運用開始後の保守・改修はどうなりますか?
月額の保守契約と個別改修依頼の両方に対応しています。法改正による書式変更や、業務フローの変化に合わせた機能追加なども承ります。運用しながら現場の使い勝手を確認し、継続的に改善していくことを想定した設計にしています。
Q.機密情報の取り扱いやセキュリティはどうなっていますか?
開発前にNDA（秘密保持契約）を締結したうえで業務内容をお聞きします。開発したシステムのソースコードはお客様帰属です。通信の暗号化やアクセス権限の設定など、事務所の運用ルールに合わせたセキュリティ設計を行います。
Other cases
ほかの開発事例も見る
同業界・近接業界で過去にオーダーメイド開発した事例です。
貴事務所の業務にも、こんな改善を。
書類の転記作業に追われる時間を減らし、案件の今を誰でもすぐに把握できる環境は、オーダーメイドの開発だからこそ貴事務所の業務フローにぴったり合わせて作れます。まずは現場の流れをお聞かせください。
本ページは過去の開発事例を紹介するものです。同名の製品やパッケージとして販売されているわけではありません。同様の業務改善は、貴社の業務に合わせて新規開発で承ります。本ページに登場する組織名・固有名詞の一部は機密保持・プライバシー保護のため仮名に置き換えており、掲載しているアプリ画像も紹介用にサンプル化・加工を加えたものです。