訪問介護・デイサービスの記録と請求を、現場でそのまま完結させる開発事例
手書きメモの転記作業と月末の国保連請求入力に追われていた管理者の負担を、音声入力と自動生成の仕組みでまるごと解消しました。スタッフ5〜30名規模の訪問介護・デイサービス事業所向けにオーダーメイドで開発した事例です。
月次請求作業
丸2日→半日以下
介護記録入力（1件）
8分→2分以内
シフト作成
月4〜6時間→1時間以内
管理者残業
月40時間→月15時間以下
Story 01
訪問介護スタッフと管理者のある1日
- 1
08:00
管理者が事業所に出勤。昨日の訪問記録が全員分揃っているか紙の束を確認。未提出が2名いるため電話で催促する
- 2
09:30
スタッフが利用者宅を訪問。サービス終了後に手書きメモで記録。帰宅後に事業所へ持参するか、翌日まとめて提出する
- 3
13:00
管理者がExcelを開き、スタッフから届いた記録を1件ずつ転記。電話が鳴るたびに作業が中断され、入力ミスが起きやすい
- 4
15:00
翌月のシフトを紙とExcelで組み始める。スタッフの希望休・資格・訪問エリアを頭の中で照合しながら、何度も書き直す
- 5
17:30
月末が近づくと国保連への請求データ作成が重なり、シフト作業と並行して残業が常態化。誤請求のリスクを感じながら深夜まで作業が続く
- 6
20:00
ようやく帰宅。翌日も同じ流れが続く。「これを毎月繰り返すのか」という消耗感がじわじわと積み重なっていく
Story 02
現場で積み重なる、小さなもどかしさ
記録が手元に戻ってくるまで、内容がわからない
スタッフが現場でメモした内容は、翌日以降に紙で届くまで管理者には見えません。体調変化や申し送りが必要な情報があっても、その日のうちに把握できないもどかしさがあります。
月末の2日間が、毎回崩壊する
国保連請求のデータ入力は、記録の転記ミスが1件あるだけで返戻になります。その確認作業を含めると、管理者だけで月末2日間は他の業務がほぼ止まります。「今月こそ早く終わらせたい」と思いながら、毎月同じ夜更かしが続いてしまいます。
シフトを組み直すたびに、誰かに電話している
急な欠勤が出るたびに、代わりに入れるスタッフを探して電話をかけます。資格の有無・エリア・時間帯を頭の中で照合しながらの調整は、慣れた担当者でも毎回30分以上かかります。担当者が休んだ日には誰も対応できない、という不安もあります。
「記録したはずなのに」が、月に何度も起きる
紙ベースで記録を管理していると、提出済みか未提出かの把握が曖昧になります。月末にまとめて確認すると、数件の記録が見当たらないことがあり、そのたびにスタッフへの確認と修正で余分な時間が生まれます。
スタッフが「記録が面倒」で離れていく
訪問後に手書きで詳細を書くことをスタッフが負担に感じており、それが採用・定着に影響しているという声を、管理者の方からよく聞きます。記録業務を楽にすることが、スタッフが長く働き続けられる環境づくりにも直結します。
Story 03
現場の記録が、そのまま請求データになる仕組みに変わりました
このアプリは、訪問介護事業所の管理者の方から「月末だけでなく、毎日の記録転記をどうにかしたい」という相談を受け、業務の流れを一緒に整理しながらオーダーメイドで開発しました。 スタッフはサービス終了後にスマートフォンを取り出し、その場で音声を吹き込むだけです。「排泄介助を行い、本人の状態は安定していました」と話すと、その内容がテキストとして記録に残ります。事業所に戻らなくても、移動中の数分で記録が完結します。 管理者の画面には、スタッフが入力した記録がリアルタイムで並びます。未記録のサービスには通知が届くため、月末にまとめて確認する作業がなくなります。承認ボタンを押すだけで記録が確定し、国保連に提出するCSVファイルはその内容を自動で集計して出力します。返戻の原因になりやすい入力ミスも、事前にエラーチェックで検出できます。 シフトは、スタッフの資格・希望休・担当エリアを登録しておくと、条件に合った叩き台を自動で作成します。管理者は微調整するだけで完成するため、毎月数時間かけていた作業が1時間以内に収まるようになりました。勤怠の実績データとも連動しているため、月次締め処理もほぼ自動で完了します。 「記録が面倒」というスタッフの声が減り、管理者が月末に追われる夜が少なくなった。その変化が、現場全体の落ち着きにつながっていました。
App Tour
画面でみる業務改善
Screen 01
音声入力による介護記録（スマートフォン対応）
サービス提供が終わったその場で、スタッフがスマートフォンに向かって話しかけるだけで介護記録が登録されます。事業所に持ち帰って手書きメモをExcelに転記する作業がなくなり、1件あたり8分かかっていた入力時間が2分以内に収まりました。夜間や移動中でも、利用者宅を離れる前に記録を完結できます。
Screen 02
サービス提供実績の一覧確認・承認画面
管理者は事務所のパソコンからスタッフ全員の記録状況をリアルタイムで確認できます。未記録・未承認の件数が一覧の上部にまとめて表示されるため、月末に慌てて抜け漏れを探す必要がありません。承認操作もこの画面から行えるので、紙を回覧して押印する手順が不要になりました。
Screen 03
シフト自動作成・編集画面
スタッフの保有資格・担当エリア・希望休を事前に登録しておくと、翌月のシフトの叩き台が自動で生成されます。管理者は微調整するだけで完成するため、月初に担当者が頭を抱えながら紙で組み上げていた作業が、1時間以内に収まるようになりました。急な欠勤が入った際の代替候補も画面上で確認できます。
Screen 04
国保連請求データ自動生成・エラー確認画面
承認済みの介護記録をもとに、国保連へ提出するCSVファイルを自動で生成します。提出前にエラー確認が走り、記録の抜け漏れや単位数の不整合を事前に検出できるため、返戻リスクを大幅に減らせました。月末に管理者が丸2日かけていた手作業入力が、半日以下の確認作業に変わっています。
Screen 05
管理者向け月次集計レポート画面
稼働率・請求額・スタッフ別の実績が月ごとに自動集計されて一覧表示されます。これまではExcelをさかのぼって数字を拾い上げていた作業がなくなり、月の終わりに数値をまとめる時間を別の業務に充てられるようになりました。事業所の状態を数字で把握したうえで、翌月の配置調整や利用者への対応方針を検討できます。
Why custom development
既存の介護ソフトやExcelではダメだったのか
市場にある介護記録ソフトやExcelは、それぞれの場面では十分に機能します。ただし本事例では「記録の入力・承認・請求データ生成・シフト管理・月次集計」を1つの流れとして完結させる必要があり、既存ツールを組み合わせるだけでは運用が分断されてしまうことが分かりました。業務全体を整理したうえでゼロから設計しています。
介護記録の入力や国保連請求に対応した既製ソフトは多数あります。ただし本事例では、音声入力した記録をそのまま承認フローに乗せ、シフトと勤怠を自動連動させたうえで月次集計まで一気通貫で完結させたい要件がありました。既製ソフトでは対応できない独自の承認ルールや集計項目があり、カスタマイズの範囲を超えると判断しています。
記録の転記や請求額の計算をExcelのマクロで自動化することは可能です。しかし複数のスタッフが外出先からスマートフォンで入力し、管理者がリアルタイムで承認するという運用には対応できません。ファイルの受け渡しやバージョン管理の手間が残るため、現場の負担をゼロに近づけるには別の手段が必要でした。
本事例の導入前はまさにこの運用でした。スタッフが手書きした記録票を事業所に持ち帰り、管理者が目視で確認してExcelに転記し、月末に国保連フォーマットへ手作業で入力する流れです。記録の抜け漏れや転記ミスが返戻につながることもあり、管理者の月40時間超の残業の大きな原因になっていました。
About this case
この開発事例について
このページは、合同会社カイゼンマニアが訪問介護・デイサービス事業所向けにオーダーメイドで開発した業務アプリの紹介事例です。同名のパッケージ製品としての販売や、ライセンス提供は行っておりません。同様の業務上の困りごとをお持ちの事業所には、貴社の業務フローや規模に合わせてゼロから設計・開発いたします。まずは業務ヒアリングから始まりますので、現状の流れをそのままお話しいただければ大丈夫です。なお、本ページに登場する組織名・人名・地名・各種専門用語の一部は、機密保持・プライバシー保護のため仮名に置き換えています。掲載しているアプリ画像も、紹介用にサンプル化・加工を加えたものです。
FAQ
開発のご依頼に関するよくあるご質問
Q.このアプリは購入またはダウンロードできますか?
いいえ、購入・ダウンロードはできません。このページは合同会社カイゼンマニアが過去にオーダーメイドで開発した事例の紹介です。同じものを販売・提供しているわけではありません。同様の課題をお持ちの事業所には、貴社の業務内容・規模・既存ツールに合わせてゼロから設計・開発いたします。まずはお気軽にご相談ください。
Q.開発費用と保守費用の目安を教えてください。
業務範囲や機能の数によって変動しますが、過去の類似規模事例では初期開発50〜200万円、月額保守3〜10万円のレンジが多いです。記録・請求・シフトの3領域をまとめて開発した場合は上限寄りになる傾向があります。初回ヒアリングで業務範囲を整理したうえで、個別にお伝えします。
Q.開発期間はどれくらいかかりますか?
業務ヒアリングから本番稼働まで、おおむね2〜4か月が目安です。機能の数や既存データの移行有無によって前後します。初回ヒアリング後に業務範囲を確認してから、より具体的なスケジュールをお伝えします。
Q.今使っている介護ソフトやシステムと連携できますか?
はい、現場で使われている既存のツールに合わせて設計します。国保連への提出フォーマットに対応したCSV出力はもちろん、LINEやExcel、既存の記録ソフトのデータを取り込む仕組みも、業務ヒアリングをもとに個別に検討します。
Q.スタッフ数が少ない小規模事業所でも依頼できますか?
はい、対応可能です。本事例もスタッフ5〜30名規模の事業所を想定して開発しています。規模が小さい分、必要な機能を絞ってコストを抑えた設計も可能です。業務の規模感をヒアリングのうえ、最適な範囲をご提案します。
Q.稼働後の保守や機能の追加改修はお願いできますか?
はい、月額の保守契約または個別改修依頼の両方に対応しています。現場で使い始めてから「この項目を追加したい」「集計の出し方を変えたい」といったご要望が出ることも多く、継続してサポートできる体制を整えています。
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貴社の現場にも、同じ改善を。
手書き転記と月末の請求作業に追われる毎日は、この仕組みで変えられます。訪問介護・デイサービスの業務フローに合わせて、合同会社カイゼンマニアがゼロから設計・開発します。まずは現状の流れをお聞かせください。
本ページは過去の開発事例を紹介するものです。同名の製品やパッケージとして販売されているわけではありません。同様の業務改善は、貴社の業務に合わせて新規開発で承ります。本ページに登場する組織名・固有名詞の一部は機密保持・プライバシー保護のため仮名に置き換えており、掲載しているアプリ画像も紹介用にサンプル化・加工を加えたものです。