自動車整備工場の車検管理と部品発注を、一画面で確実に追える仕組みに
手書き整備手帳と口頭確認に頼っていた工場が、車両ごとの履歴・車検期限・顧客への連絡を一元管理できるよう、業務に合わせてゼロから開発した事例です。
車検取りこぼし（年間）
8件→0件
部品発注書の作成時間
25分→1分
受付の電話催促時間（月間）
60時間→12時間
Story 01
ある自動車整備工場の1日
- 1
08:00
工場長が朝礼前に整備手帳を広げて本日の入庫車両を確認。手書きの作業伝票を3冊めくって、誰がどの車を担当するか割り振る
- 2
08:30
受付が前日の留守電を聞いて折り返しの電話。同時に車検期限が近そうな顧客のカルテを引っ張り出して催促リストを手書きで作る
- 3
10:00
リフトに上げた軽トラの整備中、交換部品が必要と判明。工場長がパソコンの前に座り、エクセルの発注書テンプレートをコピーして品番を打ち直す
- 4
13:00
受付が顧客に車検入庫の電話。3件中2件は留守、1件は『今度かけ直して』と言われ、付箋に書いてモニターの縁に貼る
- 5
16:00
整備が終わった車両を顧客に電話で連絡。出ない場合は携帯にもかけ直す。整備手帳には作業内容を手書きで転記
- 6
18:30
工場長が本日完了した車両の整備手帳を1冊ずつ確認し、次回車検日を別ノートに書き写してから帰宅
Story 02
現場の小さなもどかしさ
車検の連絡漏れが怖い
整備手帳と顧客台帳が別管理で、次回車検日を見落としがち。気づいた時には車検切れで顧客が他の工場に流れていた、ということが年に何件か起きていて、そのたびに工場長が頭を抱えるんですよね
部品発注書を毎回作り直している
同じ型式の車両でも、エクセルを開いて品番・数量・単価を手で打ち直し。打ち間違いが見つかると発注先に再送する手間も発生して、1台あたり25分かかるのが当たり前になっていませんか
受付の電話が全然つながらない
車検入庫の催促を1件ずつ電話していくのですが、日中は顧客もお仕事中で出てもらえない。受付が午後の半分を電話に取られ、来店客の対応が後回しになる、という光景は珍しくないはずです
整備手帳と頭の中で二重管理
工場長が長年の経験で『あの車、そろそろブレーキパッドだな』と覚えているのですが、本人が休んだ日は誰も把握できない。手書きの整備手帳をめくっても、どこに何が書いてあるか探すだけで一苦労です
顧客への連絡が属人的
完了連絡も見積承認も電話頼り。聞いた話を伝票の裏にメモするので、後から『言った言わない』のやり取りになることもあって、受付さんが板挟みになるのが心苦しいんですよね
Story 03
セイビログでこう変わります
車両ごとに整備履歴・走行距離・次回車検日が1画面にまとまるので、朝礼前に手帳を3冊めくらなくても、本日の入庫と車検期限間近の車両がすぐに見渡せます。車検期限は90日前から自動でお知らせに上がるので、受付が手書きで催促リストを作る必要はなくなり、顧客には登録済みのLINEから定型文で入庫案内が届くようになります。電話で『出てもらえない』ともどかしさを感じることが減り、午後の時間が来店客の対応に戻ります。部品発注も、車両を選んで必要な部品にチェックを入れるだけで、品番・数量・単価入りのPDF発注書が1分で発行できます。エクセルを開いて打ち直す作業から解放され、工場長は整備の段取りに集中できる時間が増えます。整備手帳と頭の中で二重管理していた情報が、一つの画面に集約される。それだけで、現場の空気が少し軽くなった、という声を実際にいただいた事例です
App Tour
画面でみる業務改善
Screen 01
車両台帳一覧
顧客ごとに保有車両を登録し、車台番号・型式・現在の走行距離・次回車検日をまとめて確認できる画面です。これまで手書きの整備手帳や工場長の記憶に頼っていた情報が一覧に集まるため、「この車両の車検はいつだったか」を調べるために手帳をめくる手間がなくなります。車検期限が近い車両には目立つ表示が付くため、見落としを未然に防ぐことができます。
Screen 02
整備履歴タイムライン
1台の車両に行ったすべての整備内容を、時系列で確認できる詳細画面です。作業内容・交換した部品・担当メカニックの記録が積み重なっていくため、前回の入庫からどのような作業をしたかをすぐに把握できます。顧客から「前回何を交換したか」と問い合わせがあったときも、この画面を開けばその場で答えられるので、電話口での確認のやりとりが大幅に減りました。
Screen 03
部品発注書PDF自動生成
車両を選び、必要な部品にチェックを入れるだけで、品番・数量・単価が入った発注書PDFが1分以内に出力できる画面です。以前はエクセルを開いて品番を調べながら手入力していたため、1台あたり25分ほどかかっていました。この画面を使うことで入力ミスも減り、複数台分の発注書をまとめて作る日でも短時間で作業を終えられるようになっています。
Screen 04
顧客LINE通知の送信完了画面
車検案内・整備の見積案内・作業完了連絡を顧客のLINEに送信した直後の確認画面です。定型文があらかじめ用意されているため、受付スタッフが1件ずつ電話をかけなくても、必要なタイミングで顧客に情報が届きます。送信済みの記録も画面上に残るため、「連絡したかどうか分からない」という状況がなくなり、受付業務にかかる時間が月60時間から12時間へと変わりました。
Screen 05
経営者向け改善レポート
車検取りこぼし件数・部品発注書の作成にかかった時間・受付の電話対応時間の推移を、月ごとに可視化する工場長向けの全体画面です。現場の改善がどれだけ数字に現れているかを定期的に確認できるため、次の業務改善の優先順位を決める判断材料として活用されています。日々の業務に追われていると見えにくい変化を、この画面が整理して見せてくれます。
Why custom development
kintone ではダメだったのか
kintone や Excel は優れたツールです。ただし本事例では、車両台帳・整備履歴・部品発注・LINE連絡・工場長の全体把握を一画面で完結させる必要があり、複数ツールの組み合わせでは現場運用が複雑になることが分かりました。
車両台帳の管理だけならkintoneでも実現できます。しかし本事例では部品発注書PDFの自動生成と顧客LINEへの自動送信も同じ流れで完結させる必要がありました。複数アプリを連携させると運用が複雑になり、現場スタッフの負担が増すと判断しました。
発注書の自動生成はExcelマクロでも対応できます。ただし複数スタッフが同時に編集する車両台帳や、スマートフォンでの確認が必要な場面では、ファイル管理の煩雑さと更新漏れが課題として残りました。
既存の整備管理SaaSにも車両台帳や整備履歴の機能はあります。しかし顧客LINE連絡の定型文や部品発注書のレイアウトを工場ごとの運用に細かく合わせることが難しく、現場の流れに沿った設計にするためゼロから開発することを選びました。
About this case
この開発事例について
本ページは、合同会社カイゼンマニアが自動車整備工場（従業員10〜30名規模）向けにオーダーメイドで開発した業務管理アプリ「セイビログ」の紹介ページです。このアプリは既製パッケージとして販売しておらず、ダウンロードや購入もできません。同様の業務上の課題をお持ちの整備工場・整備関連事業者の方には、貴社の業務内容をヒアリングしたうえで、ゼロから設計・開発いたします。また、機密保持・プライバシー保護のため、本ページに登場する組織名・人名・地名・各種専門用語の一部は仮名に置き換えています。掲載しているアプリ画像も、紹介用にサンプル化・加工を加えたものです。
FAQ
開発のご依頼に関するよくあるご質問
Q.このアプリは購入やダウンロードできますか？
いいえ。本ページは過去にオーダーメイドで開発した事例の紹介です。「セイビログ」という名前のパッケージ製品は存在せず、購入・ダウンロードはできません。同様の業務課題をお持ちの整備工場には、貴社の業務に合わせて新規開発で承ります。
Q.開発費用と保守費用の目安を教えてください。
業務範囲や機能の数によって変動しますが、本事例と同規模の開発では初期開発50〜150万円、月額保守3〜8万円のレンジが目安です。初回ヒアリングで業務範囲を整理したうえで個別にお伝えします。まずはお気軽にご相談ください。
Q.開発にかかる期間はどれくらいですか？
業務ヒアリングから初回リリースまで、通常2〜4ヶ月程度です。現場の状況や機能の範囲によって前後しますので、ヒアリング後に改めてお伝えします。
Q.運用開始後の保守・改修にも対応していますか？
はい、対応しています。月額の保守契約または個別の改修依頼、どちらにも対応しています。現場の運用が変わったときや機能を追加したいときも、引き続きご相談いただけます。
Q.既存のシステムやツールと連携できますか？
現場で使われている既存ツール（LINE・Excel・freee・kintoneなど）に合わせて設計します。どのツールをどの範囲で使い続けるかはヒアリングで整理しますので、まず現状をお聞かせください。
Q.業務ヒアリングはどのように進みますか？
オンラインまたは工場への訪問で、現場の流れや困りごとをお聞きします。手書きの手帳や今使っているエクセルがあれば、それを見ながら一緒に整理します。ヒアリング後に開発範囲と費用感をお伝えする流れです。
貴社の整備業務にも、こんな変化を。
車検の取りこぼし、部品発注書の手作業、受付スタッフの電話対応に課題を感じている整備工場の方は、ぜひ一度ご相談ください。業務ヒアリングから始め、貴社の現場に合った仕組みをゼロから設計します。
本ページは過去の開発事例を紹介するものです。同名の製品やパッケージとして販売されているわけではありません。同様の業務改善は、貴社の業務に合わせて新規開発で承ります。本ページに登場する組織名・固有名詞の一部は機密保持・プライバシー保護のため仮名に置き換えており、掲載しているアプリ画像も紹介用にサンプル化・加工を加えたものです。