学習塾の生徒管理と月謝請求を、一つの画面でまとめて片づける開発事例
出欠・点数・進捗がバラバラに管理されていた学習塾向けに、保護者向けレポートの自動生成から口座振替依頼データの作成まで一元化した業務システムをオーダーメイドで開発した事例です。
月末請求業務の所要時間
月8時間→月1時間台
保護者への学習報告頻度
月1回→随時
Story 01
学習塾のある1日と、月末の憂鬱
- 1
14:00
授業前の準備。今日の出席予定と前回のテスト点数をノートとExcelで照らし合わせながら確認する
- 2
15:00
授業開始。出欠を紙の台帳に記入しながら、各生徒の理解度をメモ書きで残していく
- 3
18:30
授業終了後、保護者から「うちの子、最近どうですか」と電話。手元のノートを探しながら答える
- 4
19:30
テスト結果をExcelに入力。生徒ごとのシートが増えすぎてどこに何があるか分からなくなってきた
- 5
月末
口座振替の締め日。Excelから手作業で銀行所定フォーマットに転記し、未納者を一人ずつリストアップして電話をかける
Story 02
現場の小さなもどかしさ
生徒の情報がバラバラに散らばっている
出欠は紙の台帳、テスト点数はExcel、保護者への連絡はプリントと、情報が複数の場所に分かれています。授業の合間に「あの生徒、先月の点数いくつだっけ」と探す手間が積み重なります
保護者への報告に時間がかかる
学習状況を保護者に伝えたいと思っても、手書きのお知らせ作成に追われてしまい、月1回の配布が精一杯。もっとこまめに伝えたいのに、時間が足りません
月末の請求作業が憂鬱でたまらない
口座振替の依頼データは銀行指定のフォーマットへ手作業で転記。未納者の確認も名簿と入金記録を見比べながら一人ずつ確認しています。毎月5〜8時間をこの作業だけで使っています
未納の連絡は気を遣う
月謝が未納の保護者へ電話するのは、伝え方に毎回気を遣います。連絡が遅れるほど未納が長引くことも分かっていながら、なかなか踏み出せません
Story 03
生徒の記録も、請求業務も、一つの画面にまとまりました
このシステムは、学習塾・各種教室の塾長・オーナーからお聞きした「情報の散らばり」と「月末の請求作業の重さ」を解消するために、ゼロから設計・開発したものです。出欠の記録、テスト点数の入力、授業ごとの進捗メモが一つの画面に集まるので、「あの子、最近どうだったっけ」と探し回る必要がなくなります。保護者向けの学習レポートは、ボタンを1回押すだけで生徒ごとに自動生成されます。プリントを作る時間が省けるだけでなく、これまでより頻繁に保護者へ学習状況をお伝えできるようになりました。月末の口座振替依頼データは、月謝金額や生徒情報をもとに自動で作成されます。銀行への持参前にダウンロードするだけで、転記作業がなくなります。未納が発生した場合は画面上でお知らせを一括送信できるので、電話をかける前に確認のご連絡が送れます。月末にかけていた時間が大幅に減り、授業の準備や生徒一人ひとりへの対応に集中できるようになったと、ご依頼いただいた教室オーナーからお聞きしています
App Tour
画面でみる業務改善
Screen 01
生徒詳細画面（出欠・成績・進捗一覧）
生徒ごとの出欠履歴・テスト点数・授業進捗が一つの画面にまとまっています。これまでノートとExcelと手書きプリントに散らばっていた情報を、この画面を開くだけで確認できます。保護者への連絡メモも同じ画面で記録できるため、担当講師が変わっても引き継ぎがスムーズです。
Screen 02
出欠・テスト点数の入力画面
授業が終わった後、その日の出欠とテスト点数をコマごとに一覧形式でまとめて入力できます。生徒一人ひとりのノートを見返しながら転記する手間がなくなり、授業後5分程度で入力を完了できるよう画面を設計しています。入力した内容はそのまま保護者向けレポートや月次集計に反映されます。
Screen 03
保護者向け学習レポートの生成・確認画面
生徒ごとの出欠・点数・授業進捗を自動でまとめた学習レポートのプレビューを確認できる画面です。内容を確認してそのまま送付できるため、手書きプリントを用意して配布していた手間が大幅に減ります。月1回だった報告を授業のたびに送れるようになり、保護者からの安心感につながった事例です。
Screen 04
口座振替依頼データ作成・未納お知らせ送付画面
月謝の口座振替依頼データを、画面のボタンを1回操作するだけで自動生成できます。これまで銀行所定のフォーマットに手作業で転記していた月末の数時間が、この操作だけで完結します。未納が発生した生徒の保護者へも、この画面から一括でお知らせを送れるため、一人ひとりに電話していた負担がなくなります。
Screen 05
塾全体の経営サマリ・月次集計画面
在籍人数・月謝収入・出席率・科目別平均点数の推移を月次でまとめて確認できる、塾長向けの全体画面です。各指標がどの月に変化したかを一目で把握でき、生徒の増減傾向や授業の質の変化を数字で見直す際に活用されています。経営の判断材料をExcelで集計し直す手間もなくなりました。
Why custom development
kintone やExcelではダメだったのか
kintoneはカスタマイズ性が高く、多くの業務管理に適したツールです。Excelも塾運営で広く使われています。ただし本事例では、生徒管理・学習レポート生成・口座振替データ作成・未納者への一括連絡を一つの流れで完結させる必要があり、既存ツールだけでは運用の複雑さが残ることが分かりました。
生徒ごとの記録管理はkintoneでも実現できます。しかし本事例では、保護者向け学習レポートの自動生成・送付と口座振替依頼データの自動作成を一つの画面の流れで完結させたい要望があり、kintoneのカスタマイズ範囲を超えるか、複数アプリを組み合わせて運用が複雑化することが分かりました。
月謝管理や点数記録はExcelで行っている塾も多く、マクロを組めば一定の自動化も可能です。しかし複数講師が同時に出欠入力を行う運用や、保護者へのレポート送付・未納者への一括連絡との連動は、Excelの構造では管理が煩雑になりやすく、入力漏れや更新の競合が起きやすい状況でした。
市販の塾向けシステムでも基本的な生徒管理や請求機能を持つものがあります。ただし本事例では保護者へ送るレポートの形式や口座振替データの銀行フォーマット、未納連絡の送付方法など、既製品の仕様に業務を合わせることが難しく、現場の運用に沿ってゼロから設計する判断になりました。
About this case
この開発事例について
本ページは、合同会社カイゼンマニアが学習塾・各種教室の運営管理向けにオーダーメイドで開発した業務システムの紹介事例です。既製のパッケージ製品として販売しているものではなく、ダウンロードや購入はできません。同様の業務課題をお持ちの事業者様には、貴社の業務内容に合わせてゼロから設計・開発いたします。まず業務ヒアリングから始め、現場の流れや困りごとを一緒に整理したうえでシステムの設計・開発に入ります。なお、本ページに登場する組織名・固有名詞の一部は、機密保持・プライバシー保護のため仮名に置き換えています。掲載しているアプリ画像も紹介用にサンプル化・加工を加えたものです。
FAQ
開発のご依頼に関するよくあるご質問
Q.このシステムは購入・ダウンロードできますか？
いいえ。本ページは過去にオーダーメイドで開発した事例の紹介であり、製品として販売・配布しているものではありません。同様の課題をお持ちの学習塾・各種教室の運営者様には、貴社の業務に合わせて新規に設計・開発する形で承ります。
Q.開発費用と保守費用の目安を教えてください。
業務範囲や機能の数によって変動しますが、過去の類似規模事例では初期開発50〜150万円、月額保守3〜8万円のレンジが多いです。初回ヒアリングで業務範囲を整理したうえで、個別に概算をお伝えします。まずはお気軽にご相談ください。
Q.開発にはどれくらいの期間がかかりますか？
業務ヒアリングと要件整理に2〜4週間、設計・開発・確認に2〜4か月程度が目安です。機能の範囲や業務の複雑さによって変わりますので、ヒアリング後に具体的なスケジュールをご提案します。
Q.既存のシステムやツールと連携できますか？
現場で使われているExcelや銀行の振替フォーマット、メール送信の仕組みなど、既存のツール・運用に合わせて設計します。何と連携したいかをヒアリングの際にお聞かせください。
Q.開発後の保守や改修はお願いできますか？
月額の保守契約、または必要に応じた個別改修依頼のどちらにも対応しています。運用を始めてから「この機能も欲しい」という追加要望が出た場合も、別途ご相談いただけます。
Q.小規模な塾や個人教室でも依頼できますか？
はい、対応しています。生徒数が少ない個人教室から複数教室を運営している塾まで、業務の規模に合わせて機能の範囲を整理します。まず業務ヒアリングで現状をお聞きし、必要な範囲から始める形をご提案します。
貴塾の業務にも、こんな改善を。
出欠・点数・請求がバラバラに管理されている状況を、一つの画面にまとめることで月末の負担を大きく減らせます。合同会社カイゼンマニアでは、貴塾の業務の流れに合わせてゼロから設計・開発します。まず業務ヒアリングからお気軽にご相談ください。
本ページは過去の開発事例を紹介するものです。同名の製品やパッケージとして販売されているわけではありません。同様の業務改善は、貴社の業務に合わせて新規開発で承ります。本ページに登場する組織名・固有名詞の一部は機密保持・プライバシー保護のため仮名に置き換えており、掲載しているアプリ画像も紹介用にサンプル化・加工を加えたものです。